Prywatne biuro serwisowane to coraz częstszy wybór przedsiębiorców. Większa elastyczność i komfort wynajmu w tym modelu to zalety, których nie sposób przecenić. Wraz z coraz większym zainteresowaniem takimi przestrzeniami przybywa też ofert i lokalizacji. Pojawia się więc wyzwanie: co, poza ceną, uwzględnić przy wybieraniu powierzchni biurowej na wynajem? Oto elementy, na które musisz zwrócić uwagę.
1. Dopasowanie wielkości powierzchni biurowej do liczby pracowników
Powierzchnia prywatnego biura to jeden z pierwszych elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze siedziby. Mimo że wynajmujesz biuro na stanowiska pracy, różne obiekty przy tej samej liczbie stanowisk zaproponują Ci różne powierzchnie. Ile miejsca zatem potrzeba na jednego pracownika? To zależy. Przepisy BHP mówią, że na jedną osobę muszą przypadać minimum 2 m2 wolnej powierzchni podłogi – a więc takiej, która nie jest zajęta przez meble czy urządzenia. Jak jednak przełożyć do na realia biurowe?
- W wersji minimum na jednego pracownika powinno przypadać ok. 5 m2 powierzchni „roboczej”, nie uwzględniając w tym przestrzeni wspólnej, np. kuchni czy korytarza.
- W wersji optymalnej przestrzeń na jednego pracownika to 7 m2.
- W opcji komfortowej pracownik powinien mieć do dyspozycji na stanowisko ok. 10 m2.
Dodatkowo warto sobie zadać pytanie o to, jakie są plany odnośnie do poszerzenia zespołu w najbliższym czasie. Jeżeli planujesz nowe wakaty w perspektywie kilku miesięcy, trzeba to uwzględnić przy wynajmie.
Znaczenie ma także specyfika wykonywanych obowiązków. O ile pracownicy działają przez większą część dnia w skupieniu, wykonując zadania samodzielnie, zagęszczenie stanowisk na open space może być nieco większe niż kiedy prowadzą oni rozmowy z klientami.
Dlatego tę kwestię warto omówić z ekspertami jeszcze na etapie poszukiwania powierzchni elastycznej.
2. Wyposażenie biura serwisowanego
Wyposażone biuro serwisowanego oznacza, że możesz bardzo szybko rozpocząć w nim pracę. Nie tracisz czasu na jego meblowanie i dostosowywanie do wykonywania zadań. Znajdują się tam biurka, ergonomiczne fotele i inne udogodnienia, które dają możliwość wykonywania typowych obowiązków. Dlatego można dzięki temu wiele zyskać, mimo że ta opcja zwykle wiąże się z wyższym czynszem najmu.
Biuro bez wyposażenia jest rzadziej spotykanym rozwiązaniem, ale się zdaża lub jest opcją w obiektach, gdzie prywatne biura są co do zasady wyposażone. Taka opcja może być lepszym rozwiązaniem, jeżeli:
- planujesz najem długoterminowy,
- chcesz nadać lokalowi charakter oddający wizerunek twojej marki,
- potrzebujesz specyficznego wyposażenia lub nietypowej organizacji przestrzeni,
- dysponujesz już własnym wyposażeniem i chcesz je przenieść na nowe miejsce.
Rozważ obie opcje i zastanów się, która będzie dla Ciebie korzystniejsza.
3. Lokalizacja biura serwisowanego
Warto spojrzeć na tę kwestię w dwóch perspektywach. Po pierwsze – chodzi oczywiście o usytuowanie biura w mieście. Przedmieście czy centrum? Dzielnica biznesowa czy bardziej „hipsterskie” i modne miejsce? W tym kontekście warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak dostępność obiektu z poziomu transportu publicznego, liczba miejsc parkingowych czy dostęp do parkingu dla rowerów/hulajnóg elektrycznych itp.
To jednak nie wszystko. Równie ważna jest lokalizacja biura w samym obiekcie – piętro czy strona, w którą są skierowane okna. Więcej na ten temat wyboru właściwej lokalizacji przeczytasz tutaj.
4. Godziny dostępności obiektu, w którym znajduje się biuro serwisowane
Chcesz zapewnić swoim pracownikom możliwość wykonywania zadań oraz pracy w elastycznych godzinach? To dobre rozwiązanie, które wpisuje się w trend work-life balance. Jednak zanim zaoferujesz taką opcję, upewnij się, że obiekt, w którym ma być zlokalizowane Twoje biuro, da taką możliwość. Dostępne są takie biurowce, które są czynne przez 24 godziny na dobę. Jeżeli ta kwestia jest dla Ciebie ważna, zwróć na nią uwagę.
5. Okres najmu
Szukasz obiektu do wynajęcia na kilka miesięcy/rok czy powierzchni, w której od razu planujesz swoją działalność na dłużej? W niepewnych czasach może Ci być trudno podpisywać umowę wynajmu na więcej niż 12 miesięcy – choćby dlatego, że trudno jest przewidzieć, jak będą wyglądały potrzeby biurowe firmy za rok czy dwa lata. Dlatego dowiedz się, jaki jest minimalny okres, na jaki trzeba zawrzeć umowę. Dziś coraz łatwiej jest o opcję krótko- i średnioterminową.
6. Usługi dodatkowe
Sprawdź, z jakich usług możesz korzystać w biurze serwisowanym w cenie wynajmu. Sprzątanie? Zewnętrzna recepcja, która obsłuży Twoją korespondencję i przesyłki? Serwis techniczny, który udzieli wsparcia przy awarii sprzętowej? Dostęp do drukarek sieciowych? Przestrzeń socjalna i rozrywkowa ogólnodostępna dla wszystkich użytkowników obiektu? Możliwości jest wiele. Warto je poznać i porównać ze sobą.
Nadal potrzebujesz wsparcia przy wyborze idealnego biura serwisowanego? Sprawdź nasz praktyczny poradnik. Pozwoli Ci ocenić poszczególne obiekty pod kątem tego, jak spełniają Twoje oczekiwania. Znajdziesz go tutaj. Zerknij albo skontaktuj się z nami i poznaj dostępne opcje!
