Biuro serwisowane vs wynajem tradycyjny – co wybrać?

Jesteś na etapie wybierania biura dla swojej firmy? A może rozważasz przeprowadzkę do nowego miejsca? Jednym z najważniejszych pytań, na które musisz sobie odpowiedzieć, jest to o charakter wynajmowanej powierzchni. Dziś poza wynajmem tradycyjnym możesz się zdecydować na biuro serwisowane. W Warszawie, Krakowie i innych dużych miastach to już standard. Czym różnią się te dwa modele? Jakie mają zalety i wady? Na co się zdecydować? Wyjaśniamy.

Tradycyjny wynajem powierzchni biurowej – jakie są jego zasady?

Co oznacza wynajem biura na tradycyjnych zasadach? To przede wszystkim:

  • wynajem powierzchni na dłuższy okres (3-5 lat)
  • powierzchnie tylko dla siebie – włącznie z kuchnią czy zapleczem socjalnym, salami konferencyjnymi, częto również toaletami
  • „pusta przestrzeń”, którą samodzielnie urządzasz od podstaw lub od stanu jaki zostawił poprzedni najemca
  • samodzielny wybór dostawcy internetu i innych mediów (np. tv kablowej, jeśli jest potrzebna).

Wynajem w tej formule ma charakter długoterminowy. Oznacza to konieczność podpisania umowy, której wcześniejsze zerwanie mogłoby się wiązać z koniecznością opłacenia kar umownych. Sam za nią odpowiadasz, od wyposażenia do sprzątania.

Jakie są zalety wynajmu tradycyjnego?

Wynajem tradycyjny to:

  • gwarancja stabilności siedziby firmy,
  • wysokie poczucie niezależności, także w kwestii aranżacji przestrzeni biurowej,
  • możliwość samodzielnego zarządzania wszystkimi kwestiami związanymi z funkcjonowaniem biura,
  • możliwość utworzenia odrębnej siedziby firmy – np. zajmującej całe piętro w biurowcu czy część budynku.

Jakie są wady wynajmu tradycyjnego?

Największą wadą wynajmu tradycyjnego jest mała elastyczność tego rozwiązania. Na nowoczesnym rynku, na którym sytuacja jest dynamiczna, bardzo trudno jest przewidzieć, jak będzie wyglądać sytuacja za 2-3 lata. Czy Twoja firma będzie w tym samym miejscu co teraz? Czy pracownicy będą pracować w siedzibie, czy może przejdziesz na tryb hybrydowy lub zdalny? A może Twój zespół dynamicznie się poszerzy.

W takich przypadkach wynajmowana przestrzeń może się nagle okazać zbyt duża lub zbyt ciasna. Jednak przy umowie podpisanej na dłuższy okres trudno jest dokonać szybkich zmian.

Poza tym wynajem tradycyjny powierzchni biurowej wiąże się z:

  • dodatkowymi kosztami aranżacji – trzeba samodzielnie zakupić meble biurowe i pozostałe wyposażenie, co może stanowić pokaźny wydatek na start,
  • dodatkowymi kosztami pracy – firma, która decyduje się na wynajem tradycyjny, musi samodzielnie zadbać o personel obsługujący biurową recepcję, a także o organizację usług sprzątania;
  • brakiem możliwości szybkiego wprowadzenia się i rozpoczęcia pracy – wcześniej często trzeba wykonać remont lokalu, znaleźć odpowiednie wyposażenie itp. To wszystko opóźnia moment rozpoczęcia właściwej działalności. Sam remont może trwać nawet półr roku przy średniej wielkości biurze.

Można więc powiedzieć, że tradycyjny wynajem to opcja dobra dla firmy, która przewiduje, że jej potrzeby i model działania nie zmienią się na przestrzeni najbliższych lat i ma potrzebę dużej niezależności. Najczęściej jest to dobre rozwiązanie dla firm o ugruntowanej pozycji, dla której biuro jest też wizytówką przed kontrahentami i klientami.

Czytaj też: 6 powodów, dla których warto wynająć elastyczną powierzchnię biurową

Na czym polega wynajem biura serwisowanego?

Biuro serwisowane to nowy, bardziej elastyczny rodzaj powierzchni na wynajem. W tym modelu firma wynajmuje (najczęściej od ręki) biuro, które jest w pełni umeblowane oraz wyposażone. W tej formule  zyskuje również dostęp do szeregu usług dodatkowych. Są to m.in.:

  • dostęp do niezbędnych mediów, w tym internet,
  • możliwość korzystania z przestrzeni wspólnych, np. kuchni, strefy relaksu, strefy rozrywki czy pomieszczeń socjalnych,
  • opcja skorzystania z usług recepcji – np. w zakresie odbierania korespondencji i paczek, i wielu innych,
  • serwis sprzątający ,
  • dostęp do sprzętu do drukowania, ksero itp., bez kupowania własnych urządzeń.

Wynajem biura serwisowego może mieć charakter krótkoterminowy, ale wcale nie musi tak być. Jednak w tym modelu uiszczasz wszystkie opłaty z tytułu użytkowania biura w ramach jednego rachunku.

Jakie są zalety wynajmu biura serwisowanego?

Wynajem biura serwisowanego to przede wszystkim:

  • jeden, stały koszt – wszystkie usługi opłacasz w pakiecie, co zwiększa przewidywalność wydatków;
  • mniej obciążeń „administracyjnych” – nie musisz się przejmować np. kwestiami sprzątania, naprawy drobnych usterek czy uzupełnianiem prowiantu w kuchni firmowej. To zadania, które bierze na siebie operator biura serwisowanego;
  • możliwość szybszego rozpoczęcia działalności – większość biur serwisowych czeka na wynajem. Są w pełni wyposażone i wymagają tylko drobnych modyfikacji.;
  • pełna elastyczność – związana zarówno z czasem wynajmu, jak i z wielkością powierzchni, która jest Ci potrzebna. W wielu przypadkach możesz działać w modelu „pay as you grow”, co oznacza, że z czasem możesz poszerzyć biuro o dodatkową przestrzeń lub, jeśli będzie taka potrzeba, zmniejszyć jego wielkość. Dzięki temu ponosisz koszty realnie odpowiadające Twoim bieżącym potrzebom biznesowym. Nie obawiasz się też, że jeśli Twoja sytuacja na rynku ulegnie zmianie, to nie będziesz mógł na to zareagować.

Jakie są wady wynajmu biura serwisowanego?

Za wadę można uznać nieco mniejszą niezależność działania w powierzchni serwisowanej. Nie jest też  takie oczywiste, że będziesz mógł/a w nim dokonać istotnych zmian aranżacyjnych, które by Ci odpowiadały. Pamiętaj też, że elastyczność jaką Ty dostajesz od operatora biura serwisowanego w zakresie długości umowy najmu, tzn. możliwości jej wypowiedzenia w krótkim okresie, obowiązuje także Ciebie. To znaczy, że operator też może wypowiedzieć taką umowę. Tu jednak należy zaznaczyć, że dzieje się to niezwykle rzadko.

Wydaję się jednak, że  lista zalet tego rozwiązania jest znacznie dłuższa. To powód, dla którego na ten model współpracy decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Są wśród nich zarówno małe startupy, jak i znacznie więksi gracze rynkowi.

Chcesz wiedzieć, jakie warunki może Ci zaoferować biuro serwisowane w Warszawie czy w Krakowie? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci dobrać optymalną przestrzeń dla firmy.