Biuro elastyczne, biuro coworkingowe

Co to są biura elastyczne i czym różnią się od tradycyjnych biur na wynajem

Szukasz powierzchni do pracy dla siebie lub jesteś osobą odpowiedzialną za znalezienie biura dla całego zespołu? Jako jedną z alternatyw rozważasz biura elastyczne? Poniżej usystematyzujemy wiedzę na temat tego rozwiązania.

Biura elastyczne inaczej zwane powierzchniami elastycznymi lub powierzchniami flex, to miejsca do pracy, których cechą charakterystyczną jest okres najmu (lub też czas świadczenia usługi polegającej na oddaniu powierzchni do użytkowania). W przypadku tradycyjnego modelu, wynajem biura odbywa się zazwyczaj na okres 5 lat. “Świeżo” oddane do użytkowania, nowe biurowce, nie zgodzą się na najem krótszy. Nieco starsze budynki dopuszczają najem na 3 lata, ale najczęściej tu zostanie postawiona granica. Jest to wynikiem postrzegania budynku biurowego jako produktu inwestycyjnego, którego wartość jest określona przez zagwarantowane przyszłe wpływy z najmu. Zatem im dłuższe umowy, tym lepiej z punktu widzenia wartości budynku. Dla wielu najemców, przy obecnej dynamice zmian, tak długi horyzont planowania zapotrzebowania na powierzchnię może być niemożliwy do zrealizowania (lub co najmniej bardzo trudny i obarczony ryzykiem dużego błędu). Dlatego biura elastyczne cieszą się tak dużym zainteresowaniem. Przewagą tego rozwiązania jest to, że powierzchnie takie, można wynająć często już na jeden miesiąc lub będzie to umowa na czas nieoznaczony z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Powierzchnia elastyczna to przede wszystkim elastyczny okres najmu

Biura elastyczne – jakie są ich rodzaje?

Pod pojęciem powierzchni flex (powierzchni elastycznych) należy rozróżnić co najmniej 3 rodzaje rozwiązań. Generalnie mówimy albo o stanowiskach do pracy na wspólnym openspace albo o prywatnym biurze dla większych zespołów lub całej firmy. Są to: 

  • biurka elastyczne (hot desk)
  • biurka stałe (dedykowane),
  • biura serwisowane.

Dowiesz się o nich więcej z naszego kolejnego wpisu:Jakie są rodzaje elastycznych powierzchni do pracy.”

Co to jest zatem coworking?

Częstym pojęciem, które pojawia się w kontekście biur elastycznych jest coworking czy też powierzchnia coworkingowa. Pojęcie to jest często wymiennie używane na obiekty z powierzchniami elastycznymi, ale należy zwrócić uwagę, że nie jest to to samo. Każdy coworking jest powierzchnią elastyczną, ale nie każde biuro elastyczne będzie coworkingiem. Jak wskazuje nazwa, coworking, to przestrzeń lub szerzej sposób pracy polegający na współdzieleniu przestrzeni z innymi osobami. Nie muszą to być pracownicy z twojej organizacji. “Wspólna praca” pozwala nawiązywać nowe znajomości i relacje biznesowe, dyscyplinuje i inspiruje. Często poczucie “współdzielenia, wspólnoty” jest wspomagane przez działania operatora obiektu przez spotkania networkingowe, wspólne śniadania czy inne angażujące aktywności. Można wskazać, że miejscem, gdzie odbywa się coworking są przede wszystkim powierzchnie przeznaczone na biurka elastyczne  (hot deski), biurka dedykowane oraz przestrzenie wspólne w otoczeniu tych miejsc, np.: kuchnia, strefa relaksu, pokoje gier, gdzie ludzie wchodzą w interakcję.

Biuro coworkingowe
Powierzchnia coworkingowa i biurka hotdesk w WeWork Browary I, Warszawa

Zatem nie każde biuro elastyczne będzie przestrzenią coworkingową. Funkcjonują bowiem obiekty, które składają się jedynie z biur serwisowanych, a element współdzielenia przestrzeni jest minimalny i najczęściej sprowadza się do wspólnej kuchni, a operator nie organizuje działań o charakterze ogólnym, budującym relacje pomiędzy członkami. Oczywiście taka formuła jest równie dobra do pracy. Jest to indywidualne podejście użytkowników, w jakim miejscu czują się lepiej i jaki sposób funkcjonowania na powierzchni im odpowiada.

 

Jakie dodatkowe usługi świadczą powierzchnie flex?

Jak wspomnieliśmy wcześniej elastyczność omawianych powierzchni wynika przede wszystkim z elastyczności okresu najmu (korzystania). Dzięki temu nie jesteś związany/a długą umową najmu, więc z łatwością możesz reagować na zmieniające się uwarunkowania.

Powierzchnie flex oferują jednak dużo więcej. W obiektach oferujących biura elastyczne, poza możliwością korzystania z umeblowanej, gotowej do wprowadzenia powierzchni do pracy, dostaniesz dodatkowe usługi. Poszczególne zakresy oferowanych usług różnią się w zależności od obiektu, więc szukając swojego miejsca do pracy pamiętaj, aby spytać o wszystkie interesujące cię kwestie. Z pomocą wkrótce przyjdzie nasz poradnik.

Najczęściej w jednej cenie stanowiska pracy dostaniesz również:

  • sprzątanie,
  • szybkie Wi-Fi,
  • przestrzeń do relaksu,
  • możliwość korzystania ze wspólnej kuchni, a tam,
  • bezpłatna kawa i herbata.

Wspólna kuchnia w coworking
Wspólna kuchnia w Mindspace Koszyki, Warszawa

Poza powyższymi niejednokrotnie w cenie miesięcznej opłaty możesz się spodziewać także:

  • obsługi recepcyjnej,
  • dostępu do sal konferencyjnych,
  • możliwość uczestniczenia w spotkaniach networkingowych.

Sala konferencyjna na wynajem
Sala konferencyjna w Solutions.Rent Coworking Plac Małachowskiego, Warszawa

Przekrój obiektów świadczących usługi flex jest bardzo duży. Zainteresowanie nimi rośnie z roku na rok i jest to spowodowane korzyściami wynikającymi z pracy w takim miejscu. W Deskpicker znajdziesz lokalizacje, które są obsługiwane przez duże międzynarodowe firmy i same ich obiekty również są duże. Może to być od kilkuset metrów kwadratowych do kilku tysięcy, co przekłada się nawet na kilkaset stanowisk pracy w jednej lokalizacji. Najczęściej im większy obiekt tym więcej różnorodnych usług i udogodnień jest w stanie, Tobie i twojej firmie, zapewnić. Część z tych usług, jak wspomnieliśmy wcześniej, będzie bezpłatna, inne to dodatkowy koszt, który będzie doliczony do faktury. Wśród tych dodatkowo płatnych można znaleźć:

  • drukowanie poza limit z abonamentu,
  • korzystanie z sal konferencyjnych poza limit z abonamentu,
  • wykorzystanie adresu do rejestracji firmy – wirtualny adres.

Alternatywą do dużych obiektów są te mniejsze, często bardziej lokalne, których właściciele osobiście angażują się w ich prowadzenie. Mogą nie świadczyć tak wielu usług, ale często są wybierane ze względu właśnie na ich kameralny charakter i bardziej indywidualne podejście do użytkowników. Zazwyczaj są też nieco tańsze.

Biurka i biura na wynajem
Praga Pracuje Coworking – przestrzeń do pracy zlokalizowana na Warszawskiej Pradze, Warszawa

Powyższy podział oczywiście jest dużym uproszczeniem i wiele lokalizacji odbiega od tej charakterystyki, dlatego pamiętaj, aby przejrzeć wszystkie możliwe opcje, a najciekawsze znajdziesz właśnie na Deskpicker.

Powierzchnie elastyczne to elastyczny okres najmu, ale także wynikająca z tego duża swoboda w zarządzaniu wielkością powierzchni za którą płacisz i którą wykorzystujesz. Potrzebujesz jej więcej, na dodatkowy zespół projektowy? Ze względu na niespodziewaną sytuację potrzebujesz ograniczyć powierzchnię i tym samym koszty? Porozmawiaj z obiektem. Nie powinno stanowić to problemu.

Operatorzy będą starać się odpowiedzieć na wszystkie twoje potrzeby. W obiekcie do twojej dyspozycji będzie zespół, który zareaguje, jeśli czegoś będziesz potrzebował/a.

Im większą przestrzeń wynajmujesz, tym więcej operator może Ci zaoferować w cenie. Często jednak dodatkowe usługi wiążą się też z kosztami dla operatora, co powodować może określenie minimalnego okresu najmu na kilka miesięcy. Na przykład, jeśli potrzebujesz 40 stanowisk pracy, ale chcesz mieć dodatkowy wydzielony wewnętrzne gabinet czy też salę spotkań, operator najprawdopodobniej sprosta twoim oczekiwaniom, jeśli jest to możliwe technologicznie w budynku. Dla Ciebie wiązać się będzie jednak z dłuższym zobowiązaniem, które pozwoli operatorowi zamortyzować koszty przystosowania biura do twoich specyficznych wymagań.

Jeśli masz jeszcze jakieś pytania związane z powierzchniami elastycznymi, masz wątpliwość czy wynająć biuro serwisowane skontaktuj się z nami.

Jeśli już jesteś przekonany/a do powierzchni elastycznych, zacznij ich szukać na Deskpicker.